Hospital purchasing is under enormous pressure: reducing costs, ensuring quality, and simultaneously keeping track of thousands of items. Artificial intelligence can provide valuable support here – without complicated IT projects.
How AI Makes Hospital Purchasing More Efficient
During my presentation at Med+Logistica in Leipzig, I spoke with hospital purchasers about practical AI applications. Here is an overview of the nine most important use cases:
KI-Anwendungen im Krankenhaus-Einkauf: Zeiteinsparung und Nutzen im Überblick
| Use Case | Beschreibung | Nutzen für den Einkauf | Zeiteinsparung (pro Woche) |
|---|---|---|---|
| Produktvergleich über Zusatzkriterien | Bewertung von Produkten nach Haltbarkeit, Lieferzeit, Nachhaltigkeit | Differenziertere, fundiertere Entscheidungen | ca. 1–2 Std |
| Angebotsbewertung in Freitextform | Vergleich und Extraktion aus PDF- und E-Mail-Angeboten | Spart Zeit und reduziert Interpretationsspielräume | ca. 2–3 Std |
| Nachfrageprognosen für Verbrauchsgüter | Bedarfsschätzung über einfache Datenanalysen | Vermeidung von Engpässen und Überbeständen | ca. 1 Std |
| Vertragsprüfung auf Risiken und Fristen | Automatisches Erkennen kritischer Klauseln | Reduziert rechtliche und wirtschaftliche Risiken | ca. 0,5–1 Std |
| Rechnungsprüfung auf Abweichungen | Abgleich von Rechnungen mit Angeboten oder Lieferlisten | Deckt Fehler und Doppelabrechnungen auf | ca. 2 Std |
| Vorschläge für Produktalternativen | Erkennung vergleichbarer, kostengünstiger Artikel | Spart Kosten, ohne Qualitätseinbußen | ca. 1 Std |
| Lieferantenbewertung durch Textanalyse | Auswertung von Feedbacks, Notizen oder E-Mails | Objektivere Einschätzung von Zuverlässigkeit | ca. 0,5 Std |
| Automatisierte Entscheidungsvorlagen | Strukturierte Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen | Schnellere, nachvollziehbare Entscheidungen | ca. 1–1,5 Std |
| Artikelklassifikation | Automatische Sortierung nach Warengruppen | Mehr Übersicht, strukturierter Einkauf | ca. 1 Std |
The Result: More Time for Strategic Tasks
In total, these applications can save a procurement team 10-13 hours per week – equivalent to about 1.5 working days. Time that can be used for more important tasks such as supplier development or price negotiations.
The best part: All these applications can be implemented with simple AI tools like our basebox – without complicated IT projects. In many cases, simply copying and pasting texts or data is sufficient.
How to start? Prioritization is the key
Those who want to start with limited resources should focus on tasks that:
- recur frequently (such as comparing offers)
- are particularly relevant for decision-making (such as contract reviews)
This combination quickly achieves visible impact with minimal implementation effort.
Conclusion: Low-threshold entry into AI is worthwhile
AI in hospital procurement doesn’t have to be complicated. With the right tools and a pragmatic approach, significant time savings and better decisions can be achieved today. The key is to start with simple applications and gradually gain experience.
Note: Although this article focuses on hospital procurement, the AI applications presented can be used in almost all procurement departments across industries – from manufacturing to retail.
